Как найти помещение для вечеринки, успеть купить еду и напитки, спланировать развлечения для гостей и не бегать всю новогоднюю ночь в делах? И почему важно распределять обязанности и знакомить гостей?
Отдел мероприятий «Бумаги» отвечает на главные вопросы о том, как устроить идеальную вечеринку в Новый год.
С чего начать подготовку к вечеринке?
Для начала стоит определиться, где вы собираетесь праздновать Новый год. Можно устроить домашнюю вечеринку или арендовать помещение.
Как говорит продюсер мероприятий «Бумаги» Катя Юшкевич, аренда в новогоднюю ночь стоит примерно от 7 тысяч рублей в час за площадку на 30–50 гостей. Найти хорошее помещение за неделю до праздника сложно, но можно посмотреть варианты на сайтах SpeedRent и RevelTime.
Перед тем как заключить договор аренды, стоит осмотреть помещение и убедиться, что оно соответствует фотографиям от арендодателя и что там работает вся аппаратура. Лучше также составить опись всех предметов, чтобы избежать рисков в дальнейшем.
Если вы решили устроить вечеринку дома, предупредите соседей — чтобы посреди празднования к вам не приехала полиция.
Что обязательно должно быть в помещении?
В первую очередь в помещении должны быть бытовые вещи: туалет, отопление и вода. Убедитесь также, что там достаточно розеток. Для музыки понадобятся ноутбук и колонки, для видео — проектор и экран или светлая стена, на которую можно выводить изображение.
Если вы планируете пользоваться интернетом, убедитесь, что в помещении работает Wi-Fi. Стоит также обновить подписки на музыкальные или видеосервисы.
Если вы арендуете помещение и планируете запускать фейерверки, стоит заранее это оговорить. Зачастую на некоторых площадках запрещены конфетти, хлопушки, свечи и салюты.
Сколько людей звать?
Количество гостей определяйте исходя из габаритов помещения. Арендодатели могут назвать вам максимальную вместимость площадки. Лучше, чтобы у большинства гостей были сидячие места: мало кто сможет простоять восемь часов без отдыха.
В отделе мероприятий советуют ограничивать количество «плюс 1» — людей, которых ваши гости могут самостоятельно звать на вечеринку.
На вечеринку, скорее всего, придут не все люди, которых позвали. Бесплатные мероприятия «Бумаги» в среднем посещают только 30 % тех, кто зарегистрировался. Если люди купили билеты, приходит в среднем 85 %. Но звать больше людей, чем может вместить площадка, не стоит.
Как приготовить еду и напитки для вечеринки и не разориться?
Собрать с гостей деньги за еду и напитки стоит заранее, примерно за неделю до праздника. Лучше, чтобы сумма была одинаковой для всех: независимо от того, кто что будет пить и есть.
Алкоголь можно купить заранее, а еду — за день-два, потому что она может испортиться. Если будете делать коктейли, закажите заранее лед — есть много сервисов по доставке. 20 килограммов льда кубиками в специальном термосе стоят около 1000 рублей.
Если вы планируете самостоятельно делать покупки, лучше отправиться в круглосуточный гипермаркет. В отделе мероприятий советуют идти туда ближе к часу ночи, чтобы избежать очередей. Доставку продуктов также лучше организовать заранее.
Если вы решили, что гости сами приносят еду и напитки, стоит заранее определиться с блюдами.
В отделе мероприятий «Бумаги» советуют не возлагать всю ответственность за вечеринку на себя. Лучше распределить обязанности заранее, чтобы каждый из гостей знал, что он делает: всё это можно зафиксировать в том же гугл-документе.
Например, один человек приносить музыку на флешке, другой готовит видеоряд для проектора, третий покупает шампанское и так далее. На самом мероприятии вам останется проследить, что все сделали то, о чем договаривались. Потому что во время вечеринки у организаторов всё равно возникают непредвиденные обязанности.
Как объединить незнакомых гостей?
На вечеринках «Бумаги» — «Лучше здесь» для петербургских бизнесменов и Science Club для ученых — гостям выдают небольшие бейджи, на которых можно написать свое имя и интересы. С их помощью незнакомым друг с другом гостям легче познакомиться и начать разговор. Таким образом гости не разобьются на маленькие группы и не будут сидеть по отдельности. Если вы не напечатали бейджи заранее, их можно сделать из подручных средств: с помощью бумажного скотча и фломастеров.
Важно также определиться, кто отвечает за музыку. Если все гости будут ставить свои песни, может возникнуть путаница. Лучше организовать диджей-сеты или создать общий плейлист.
Если вы решите организовать игры, то у каждой должен быть ведущий или модератор. Он должен принести всё необходимое, подготовить игру и провести ее.
Конфликтные ситуации между гостями обычно решаются индивидуально. Но если вы арендуете помещение и зовете много людей, то можно включить в договор охрану.
Когда заканчивать вечеринку?
Если это большая вечеринка или мероприятие в арендованном помещении, то стоит объявить об окончании мероприятия за час до того, когда вы хотели бы действительно его завершить.
Как убрать мусор после празднования?
Клининг арендованного помещения можно заранее включить в договор.
При праздновании Нового года дома попросите каждого гостя выбросить какую-то часть мусора, который будет накапливаться ночью. А с утра должны убираться те, кого заранее назначили ответственными за это, — например оставшиеся у вас ночевать.
И это всё?
Да, но не переживайте. Как говорят в отделе мероприятий «Бумаги», в итоге что-то всё равно может пойти не по плану, но это не испортит вам праздник. Просто веселитесь.
