«На фестиваль не пришли ни спикеры, ни партнеры — все смотрели футбол». Сотрудники «Бумаги», Geek Picnic, «Старкона» и Doing Great — о главных провалах во время организации мероприятий

Как провести научный фестиваль во время одного из самых важных матчей Чемпионата мира по футболу или ловить безбилетников из-за дыры в заборе и что делать, когда в последний момент уходит генеральный партнер мероприятия?

Сотрудники «Бумаги», Geek Picnic, «Старкона» и агентства Doing Great рассказывают, какие неприятности могут случиться во время организации мероприятия и как с ними справляться.

— Нет ничего хуже в работе, чем непрофессиональные «друзья» директоров, которые, сваливаясь на голову сотрудникам, начинают диктовать свои правила игры. Всем приходится играть по ним до полного провала, когда директор наконец осознает, что те друзья и не были друзьями вовсе.

В прошлом году у нас было несколько таких примеров, но вишенкой на торте стал юноша, — назовем его, например, Иннокентием, — из команды этих самых «друзей», который был нашим техдиром, а значит, отвечал за всю техническую сторону фестиваля: подрядчиков по застройке, монтаж, охрану. Техдир для руководства фестиваля — как анестезиолог для хирурга: он обеспечивает поле для реализации всех планов, и если что-то делает не так — это больно для всех участников процесса.

Запомнился Иннокентий в первую очередь тем, как (и с какой частотой) он приносил плохие новости — истерично врывался в самый неподходящий момент и полным ужаса тоном произносил: «Коллеги, ситуация патовая». В первый раз формулировка проскочила, кажется, когда «друзья» потребовали за согласования с городом и структурами (МЧС, МВД, скорая, пожарная), которые мы всегда делали бесплатно, миллион рублей. Дальше за неделю до фестиваля «друзья» объявили об изменении финансовых условий: они требовали стопроцентную предоплату за монтаж. Теперь мы шутим, что «фестиваль взяли в заложники».

Когда мы разрешили эту «патовую ситуацию» и начали застройку, внезапно выяснилось, что место, где Иннокентий планировал расставить фудтраки, оказалось меньше, чем он предполагал, и они просто туда не поместились: пришлось переделывать за ним всю разводку на фудкорте.

Мы ходили с дырявыми карманами, когда уже на фестивале перед нами снова возник бледный Кеша, привычно сообщивший, что ситуация известно какая. На этот раз дыра обнаружилась еще и в заборе. Через нее, несмотря на «тщательно расставленную» Иннокентием охрану, с отличным напором била струя веселых безбилетных посетителей. Каждый раз, когда появлялся ОН, — замирали сердца всей команды. Ко второму дню Иннокентий таки взял себя в руки — и мы успокоились.

Есть ситуации, на которые ты можешь влиять. Справедливости ради — Иннокентий старался, но ему не хватило опыта и он не был готов к тому количеству трудностей, с которыми ему довелось столкнуться. Хотя мы оговаривали сложность проекта и старались «на берегу» дать максимум вводных.

Все эти ситуации — не патовые, а рабочие, но непредвиденные. Их нужно отработать в моменте. Чтобы проблем возникало меньше и ваши ожидания не были обмануты, нужно не только оговорить все условия, но и закрепить их договором. Наученные опытом, мы ввели короткую договорную процедуру — стараемся четко понимать, какой профит каждый получит от сотрудничества. Идеально, когда польза взаимная, соизмеримая и не только материальная.

А есть другие ситуации — как ливень [неожиданно начавшийся во время мероприятия] — желательно, чтобы у организатора были планы «что, если?» на такие случаи, которые помогут не впасть в истерику или отчаяние, а позволят всем членам команды действовать в заранее оговоренном порядке.

— Чемпионат мира по футболу — прекрасный пример того, когда мы учли практически все факторы, кроме одного, который в итоге всё перекрыл. Мы планировали «Кампус» (просветительский фестиваль «Бумаги») в 15 барах города сразу после четвертьфинала «Россия — Испания» (Россия выиграла со счетом 4:3 — прим. «Бумаги»). В итоге матч затянулся, вовремя не пришли ни спикеры, ни партнеры — все смотрели футбол. Пришли только зрители. Такая ситуация сложилась во всех барах: в итоге мы провели мероприятие, дождавшись, когда футбол закончится.

Как-то во время нашего мероприятия в соседнем строении начался пожар; в другой раз один из спикеров скончался в день мероприятия; а однажды в здании, где мы проводили Slam, за час до открытия дверей заработали станки — на втором этаже было какое-то промышленное помещение, которое на протяжении трех лет не работало. Пришлось просить выключить их на время события.

Планируя мероприятия, можно думать, что всё пройдет, как ты спланировал, но так не бывает никогда. При этом 90 % людей, скорее всего, не заметят, что что-то идет не так. Стоит максимально пессимистично учитывать затраты и количество зрителей — и знать, что всё равно что-то пойдет не по плану.

— Для того чтобы избежать организационных трудностей, стоит привлекать больше людей. На первом Science Bar Hopping (научный фестиваль «Бумаги» с лекциями в барах) организационными моментами занимались три человека с пятью волонтерами. Для сравнения — на последнем Bar Hopping работали 35 человек с учетом волонтеров, кураторов и техников в каждом баре.

— Провал — это как минимум повод для смешной истории через пару недель или месяцев. Мы отвечаем за PR и SMM-сопровождение мероприятий, но до этого мы организовали свою серию концертов у Осиновецкого маяка, а также всё еще есть проект с секретными концертами Sofar Sounds Saint-P (место проведения становится известным за три дня до события, а лайн-ап — по мере выхода музыкантов на сцену — прим. «Бумаги»).

Мы внезапно придумали делать концерты у маяка, не особо задумываясь над тем, что это — Ладожское озеро, Ленобласть, ну и что на погоду особо рассчитывать, конечно, не приходится. Нам с Катей, теперь уже тоже соосновательницей агентства, тогда было 18 и 19 лет, опыта в организации особо не было, а смелости — хоть отбавляй.

Уже ближе к первому концерту оказалось, что люди спрашивают, будут ли навесы, что мы будем делать, если пойдет дождь. Мы посовещались, решили вложить все деньги, что у нас были (5 000 рублей), в покупку навеса — навес обещали на 200 человек, белый, красивый. Забирать его нужно было где-то за метро, просто из машины какого-то человека, который, конечно, больше ни разу не взял трубку [после покупки].

Навес оказался буквально на 10 человек. Его было невозможно установить, но когда это все-таки произошло, мы плакали в подсобке от того, насколько убого это выглядело — он просто колыхался на ветру. По счастливой случайности в чьей-то машине был баннер, который можно было установить хотя бы в качестве части сцены для артиста. Мы его установили и — та-дам! — на нем был изображен огромный унитаз. То есть наш артист чуть не выступил на фоне баннера с огромным унитазом. Не скажу, кто это, но его стилю музыки это точно совсем не свойственно.

После этого была еще история, как мы застряли в заброшенном помещении, когда готовились к Sofar Sounds. Благо в PR сложно совершить что-то настолько фатальное — хотя поводов поплакать тоже, конечно, хватает. Главное — быстро соображать и нейтрализовывать ситуацию, и хотя бы делать вид, что всё под контролем. Пока делаешь вид и работаешь, всё и правда наладится.

— В 2017 году за две с половиной недели до фестиваля от нас ушел генеральный партнер. Тогда фестиваль ушел в очень большой минус. Я вел долгие и сложные переговоры с площадкой, а также с оставшимися партнерами — нужно было провести экстренное перераспределение средств. Сейчас, подписывая договоры, мы стараемся обеспечивать себя защитой от подобных ситуаций.

Еще один пример — когда площадка построила нам сцену, и выяснилось, что они использовали свои схемы, которые не согласовали с нами. Входы и выходы были перепутаны, центральная часть выглядела иначе, и нам прямо на месте пришлось переделывать всю концепцию — и наших шоу, и процессов входов-выходов участников. Всю структуру, над которой мы работали месяц, пришлось переделывать за одну ночь.

Чаще всего трудности связаны с тем, что не приезжает кто-то из участников (обычно это фанатские стенды, магазины с товарами гик-тематики). Меньше десяти часов до открытия дверей — и выясняется, что кто-то из участников, занимающих большую площадь, не приезжает. Тогда пустые 50–100 квадратных метров срочно нужно чем-то заполнять. Приходилось звонить посреди ночи друзьям, у которых есть машины, разрисованные изображениями супергероев, ставить батуты — в общем, брать идеи с потолка.

Для того чтобы организовывать мероприятия, нужно обладать всего двумя качествами. Одно из них называется «терпение» — его никогда не бывает много. Оно должно литься через край. Второе — это умение готовиться к худшему. Лучше лишний раз удивиться, когда всё идет по плану, чем ужасаться каждый раз, когда что-то идет не так.